جلوگیری از اشتباهات سهوی و عمدی کاربران

مديران هر بنگاه اقتصادي بيشترين انتظاري که از سيستم نرم افزاري دارند اين است که بتوانند در کمترين زمان ممکن به اطلاعات دقيق و قابل اطمينان دسترسي پيدا کنند ، چه بسا گزارشات با داده هاي اشتباه باعث تصميم گيريهاي نامناسب و بعضاً زيان بار ميشود، که اين نرم افزار در اين راستا گامهاي موثر و محکمي برداشته است. مشکل بروز نقص اطلاعات در حالتهاي مختلفي وجود دارد.

يکي از مواردي که احتمال تناقض اطلاعات را بالا ميبرد اين است که يک داده در جاهاي مختلف نرم افزار و مکرراً توسط کاربران وارد شود ، در اين خصوص اين نرم افزار هر داده اي را فقط يکبار و در محل مناسب از کاربر اخذ مينمايد. بنابراين محل ورود هر نوع اطلاعات در نرم افزار مشخص است. با امکان تعيين سطح دسترسي کاربران در تمام سطوح سيستم ميتوان مشخص نمود که کدام کاربر به چه قسمت و چه اطلاعاتي دسترسي داشته و همچنين با استفاده از امکان ثبت فعاليت کاربران ميتوان متوجه شد که اطلاعات توسط چه کاربري تغيير کرده و حتي اطلاعات اصلي چه بوده و به چه چيزي تغيير کرده است. مجموع اين امکانات باعث ميشوند مدير سيستم از اشتباهات سهوي يا عمدي کاربران مطلع شود و کاربران بدانند در قبال فعاليت خود در سيستم پاسخگو خواهند بود.

يکي ديگر از مواردي که باعث ميشود در نرم افزار نقص اطلاعات بوجود آيد اين است که فعاليتي در يک زيرسيستم منجر به انجام فعاليتي در زيرسيستم ديگري شود، اگر فعاليت دوم بصورت مکانيزه و يکپارچه توسط نرم افزار انجام نشود و قرار باشد دو کاربر اين دو فعاليت بهم وابسته را انجام دهند ، ممکن است کاربر دوم اطلاعات را دقيقاً بر مبناي فعاليت اول انجام ندهد ، دراينصورت مغايرت اطلاعات بوجود خواهد آمد. در اين نرم افزار از اينگونه اشتباهات جلوگيري شده است.

تصور کنيد فاکتور فروشي در زيرسيستم فروش توسط واحد فروش ثبت شود، آنگاه نرم افزار بصورت اتوماتيک و مکانيزه سند حسابداري آن فاکتور را صادر کرده و در زيرسيستم حسابداري ثبت مينمايد و وضعيت سند حسابداري مربوطه در انتظار تاييد مدير حسابداري ميماند، اگر از نظر حسابداري ايرادي در سند وجود داشت، نرم افزار امکان ويرايش سند را به حسابداري نخواهد داد و ميبايست واحد فروش ، فاکتور مربوطه را اصلاح نمايد تا بطور اتوماتيک سند حسابداري آن اصلاح شود. وهمچنين هنگاميکه واحد حسابداري سند مربوط به آن فاکتور را تاييد نمود ،واحد صادر کننده سند که همان واحد فروش است نميتواند فاکتور مربوطه را حذف ويا ويرايش نمايد. اين مکانيزم از مغايرت بين سند مرجع (فاکتور فروش) و سند وابسته (سند حسابداري) جلوگيري مينمايد.

ويا تصور کنيد درخواست خريدي بايد در سيستم ثبت شود، کاربر براي ثبت درخواست خريد ميبايست درخواست کالا از انبار را که بر اثر کمبود موجودي منجر به ثبت درخواست خريد شده است را در نرم افزار انتخاب نمايد، پس نميتواند کالا و تعدادي غير از آنچه درخواست شده را در سيستم ثبت کند، مگر با تاييد مدير مربوطه.

نکته قابل ذکر اين است که مدير سيستم ميتواند براي هر فعاليت در سازمان، يک فرآيد گردش کار در نرم افزار تعريف کند و مطمئن باشد که با استفاده از امکان کارتابل الکترونيکي که در نرم افزار تعبيه شده، فرآيندهاي سازمان بطور خودکار در نرم افزار به گردش درآمده و روالهاي سازماني بدون دور زدن انجام خواهد پذيرفت. و همچنين با استفاده از امکان پيگيري، مديران و کاربران ميتوانند امور مربوط به خود و زيرمجموعه خود را پيگيري و روند انجام کارها را مشاهده نمايند.

درخصوص برخي از امکانات اين نرم افزار جهت جلوگيري از اشتباهات سهوي ويا عمدي کاربران توضيحاتي ارائه شد تا نگراني مديران سازمان به حداقل برسد. ضمن اينکه اين نرم افزار از هوشمندي مناسبي جهت ارائه هشدار مناسب به کاربران برخوردار است، تا اشتباهات کاربران به کمترين ميزان خود برسد.

مشخصات فنی

استفاده از Visual Studio 2015 و انتخاب زبان برنامه نویسی C#.Net و بانک اطلاعاتی SQL Server 2012 که بدون شک از قوی ترین و بروز ترینابزارهاي توليد نرم افزار هاي اين چنيني هستند باعث شده است محصولات شرکت فرا انديش جويان پارس همگام با پيشرفتهاي سخت افزاري و نرم افزاري جهان همچنان با بهترين کيفيت کارآمد باشند. از ديگر دستاوردهاي استفاده از چنين ابزا هايي سازگاري با تمامي نسخه هاي ويندوز ، کاربري قدرتمند تحت شبکه و امکان برقراري ارتباط با نرم افزار از طريق اينترنت است.

عدم وابستگی مشتریان به تولید کننده

وابستگي مشتري به شرکت نرم افزاري همواره براي مشتري احساس عدم اطمينان ايجاد مي کند . از اين رو شرکت فرا انديش تمهيداتي انديشيده است که اين وابستگي به حد اقل برسد.

·      قالب کدينگ : ايجاد تمامي کدينگ هاي نرم افزار از جمله کدينگ حساب ، کدينگ انبار ، مراکز هزينه ، چارت سازماني و ... به عهده مشتري مي باشد و کدينگ از پيش تعريف شده اي وجود ندارد بنابراين اين امکان وجود دارد که مشتري کدينگ دلخواه خود را در نرم افزار پياده سازد ضمن اينکه تعداد سطح تمامي کدينگ ها حتي کدينگ حسابها نا محدود مي باشد.

·      راهنما : تمامي فرمهاي نرم افزار از راهنماي کاربر برخوردار است که اين امکان مي تواند براي فراگيري هرچه بهتر نرم افزار به کاربران کمک شاياني نمايد .

·      گزارش ساز پويا : با بهره جستن از گزارش ساز پويا کاربر مي تواند گزارش هاي پيش فرض سيستم را ويرايش(حذف ستون ، تغيير نام گزارش ، تغيير فونت ... ) نمايد يا با توجه به اطلاعات موجود در سيستم گزارش جديدي طراحي نمايد .

·      ليستهاي پويا : در تمام ليستها( مثلاً  ليستي که اطلاعات چکهاي دريافتي و يا ليستي که حواله هاي انبار در آن است ) امکان ايجاد فيلترهاي متنوع و پيشرفته وجود دارد تا کاربر به راحتي بتواند براي سولات مد نظرش به گزارش مناسب دست يابد . به عنوان مثال در ليست چکهاي دريافتي با اعمال فيلتر مناسب مي توان به گزارشي دست يافت که حاوي اطلاعات چکهاي دريافتي در 10 روز اول ماه گذشته که مبلغ آنها بيشتر از 500000 ريال است و سر رسيد آنها تا 2 ماه آينده است رسيد .و از اين نتيجه حاصله چاپ گرفت .

فرم تنظيم براي هر زير سيستم :

هر زير سيستمي مجهز به يک فرم تنظيمات است تا از طريق آن کاربر بتواند رفتار سيستم را بدون نياز به شرکت نرم افزاري ، کنترل نمايد . به عنوان مثال در سيستم فروش کاربر مي تواند در فرم تنظيمات تعيين کند که در فاکتور فوش ، تخفيف روي سر جمع فاکتور محاسبه شود يا براي هر رديف جداگانه  در نظر گرفته شود . يا در مثالي ديگر در همان سيستم فروش کار بر مي تواند اضافات فاکتور فروش را  ، خود تعيين کند . يعني به راحتي مي تواند ميزان و شرح اضافات فاکتور را اضافه کرده يا تغيير دهد. همان گونه که گفته شد از اين گونه تعاريف و تنظيمات در همه زير سيستم ها مخصوصاً پرسنلي و حقوق و دستمزد بسيار است که مجال شرح همه آنها نيست و تنها به چند نمونه از آنها اشاره مي شود. مثلاً تنظيم اينکه چند روز قبل از اتمام قرارداد پرسنل به کاربر هشدار داده شود و يا تنظيم جداول مالياتي حقوق ، تنظيم عوامل موثر بر بيمه و ماليات يا تنظيم تاثير يا عدم تاثير اضافات حقوق بر حقوق پايه و تعريف فرمول هاي محاسباتي به زبان ساده و...

معماری، پلت فرم و متدولوژی

فعالیت شرکت فرا اندیش جویان پارس در راستای تولید سیستم های جامع و یکپارچه است که با درایت، مدیریت و استفاده از مشاورین مجرب و با دانش و کمک پرسنل این مهم به وسیله متولوژی RUP و استانداردهای تعریف شده آن صورت می گیرد. این شرکت در پیاده سازی سیستم ها از روش Server Oriented و Object Oriented استفاده می کند. دید چهار لایه ای که در طراحی و پیاده سازی محصولات این شرکت لحاظ شده است به انضمام ابزارهای قدرتمند و جدید فوق، توانایی محصولات این شرکت را به گونه ای کاملا محسوس سبب شده است.

دستاوردهای مدیریت در استفاده از    فرا اندیش

مديريت کلان هر بنگاه اقتصادي به ابزارهايي نياز دارد که بتواند تصميمات کلان و راهبردي براي سازمان خود اتخاذ نمايد و همچنين بتواند راه و استراتژي مناسب با اهداف خود را مشخص نمايد. براي اين منظور، مطلع بودن از نتيجه ي حاصله از تصميمات قبلي و شرايط بازار و همچنين مقايسه آنها با يکديگر بسيار مفيد و کارآمد خواهند بود. در اين خصوص اين نرم افزار امکاني را در اختيار مديران قرار ميدهد که شما ميتوانيد هر نوع حسابي را در بازه زماني دلخواه مقايسه نماييد.

در بسياري از مواقع مدير ارشد سازمان نياز دارد وضعيت سازمان خود را از لحاظ ميزان درآمد ، بدهي ، فروش ، موجودي و ... را در يک نگاه ببيند و اختلاف آنها را نسبت به هم مقايسه نمايد. اين نرم افزار ابزاري در اختيار شما قرار ميدهد که ميتوانيد موارد فوق را بصورت يکجا و در يک صحنه در قالب نمودارهاي متنوع مشاهده نماييد و وضعيت کلي سازمان خود را و همچنين رشد آن در بازه زماني دلخواه را بررسي نماييد.

برخي از مديران نياز دارند روند فرآيندهاي سازمان خود را رصد نمايند و ميزان کارآيي و بهره وري پرسنل خود را بررسي کنند. شما ميتوانيد با استفاده از زيرسيستم کارتابل الکترونيکي به اين مهم دست پيدا کنيد، بدين صورت که در اين زيرسيستم کليه اسناد سازمان به گردش در خواهند آمد بعنوان مثال فرآيند گردش اسناد حسابداري، درخواستهاي کالا و درخواستهاي خريد، انواع رسيد و حواله هاي انبار، انواع فاکتورهاي خريد و فروش و حتي درخواست مرخصي و نامه هاي درون سازماني و برون سازماني را ميتوانيد به گردش درآوريد و هريک از اين موارد را پيگيري نماييد و روند انجام هريک را بررسي نماييد.

نحوه پشتیبانی از مشتریان

اين نکته پوشيده نيست که مهم ترين دغدغه مشتريان موضوع پشتيباني از نرم افزار است . از اين رو اين شرکت براي رضايت مندي هرچه بيشتر کارفرمايان و موفقيت خود حساب ويژه اي روي بحث پشتيباني باز کرده است . ضمن اينکه ساختار نرم افزار ها به گونه اي طراحي شده که کمترين وابستگي ميان مشتري  و  شرکت فرا انديش وجود دارد  با اين وجود اين شرکت قسمت اعظم کادر اجرايي خود را براي واحد  پشتيباني اختصاص داده است. مضاف بر اينکه در اين راستا پشتيباني online و ارائه خدمات از طريق Remote Control (از راه دور) به کيفيت و سرعت امور مي افزايد . شايان ذکر است کليه نرم افزار ها تا يک سال به صورت رايگان گارانتي مي باشد .

نکته ظريفي که وجود دارد اين است که گارنتي يکساله نرم افزار در همه شرکتهاي نرم افزاري بدين صورت تعريف مي شود که چنانچه سيستم فروخته شده ايرادي پيدا کرد  شرکت نرم افزاري موظف به بر طرف کردن مشکل خريدار خواهد بود . اما آيا هيچ تضميني وجود دارد که کليت سيستم و امکانات آن جوابگوي سازمان مشتري هست يا خير؟ مسلماً با بررسي گذرايي که در هنگام عقد قرارداد صورت مي گيرد نمي توان اطمينان قطعي پيدا کرد که آيا اين مجموعه نرم افزار ها پاسخگوي نياز سازمان هستند يا نه؟ براي ارائه پاسخ دقيق به اين سوال لازم است که مشتري مدتي از اين سيستمها استفاده نمايد . از اين رو شرکت فرا انديش جويان پارس علاوه بر گارانتي رايگان عملکرد سيستم (رفع ايراد احتمالي) ، مناسب بودن نرم افزار ها براي سازمان مشتري را هم گارنتي مي کند . به اين صورت که تا يک سال بعد از عقد قرار داد ، مشتري مي تواند بدون هيچ قيد و شرطي نرم افزار ها را عودت نموده و کل مبالغي که براي خريد نرم افزار پرداخته است را دريافت نمايد . البته با توجه به کيفيت بالاي اين سيستم يکپارچه ،  خوشبختانه تا کنون هيچ يک از مشتريان نرم افزارهاي خريداري شده را عودت نداده اند.

پس از اتمام يک سال گارانتي امکان عقد قرار داد پشتيباني براي سالهاي آتي وجود دارد و از آنجايي که اين شرکت مقوله پشتيباني را عاملي براي رضايت مشتري ميداند ، چشم داشتي به سود در اين حوزه ندارد . لذا مبلغ قرار دادهاي پشتيباني به گونه ايست که هزينه هاي صورت گرفته را پوشش دهد . اين قرارداد ها به دو صورت ساليانه و موردي قابل انعقاد است . بدين گونه که در حالت ساليانه مشتري متعهد مي گردد در طول سال مبلغ ثابتي را به صورت ماهانه پرداخت نمايد و اين شرکت متعهد مي شود ضمن سرکشي هاي دوره اي ، هر زمان که مشتري نياز به پشتيباني پيدا نمود در اسرع وقت رسيدگي نمايد. مبلغ اين قرارداد با توجه به شناختي که طرفين در مدت گارانتي نسبت به هم پيدا مي کنند توافقي است. در حالت موردي هر زمان که نياز شد خواسته مشتري براورده مي شود و هزينه آن بر اساس نفر ساعتي که صرف مي شود طبق تعرفه نظام صنفي محاسبه مي گردد.